在商业事务和社交往来中，名片是最得体大方，能详细便捷地介绍自己和所在单位的工具。文员印刷制作的名片.所用文字以中英文为佳，以适应不同的需要。
文员应在任何时候、任何场合都随身携带名片.并放在名片盒中或名片夹中，不要放在衣袋或钱包中。某公司文员因为在参加一次业务应酬中没有随身携带名片，其上司的脸色立刻阴沉下来。第二天在职员会议上，_上司用严肃态度把这件事提出来讨论.三番五次表示这是一种失职行为，强调名片是职员的形象。
文员还应该确保上司随身带有名片。一个聪明而仔细的文员应在不同的地方，分别放置上司的名片，以作不时之需。
向别人递送名片时，应双手捧交，将名片设计文字正面朝向对方表示尊重。接受对方名片时，也应双手接过，并轻声阅读名片上的文字，如有不认识的生字、冷僻字，应请教对方，同时也可加深印象。
如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应立即说明并表示歉意。如有可能，应在事后补寄给对方。
名片有多种用途:在送礼时附上名片，等于亲自前往;遇对方生日、结婚等喜庆活动，在名片左上角写对方姓名，右下角书“敬贺”，可代替贺卡，显得郑重;拜访长辈或地位较高人事时，可先请人递上你的名片，以作通报;如果自己调动工作或迁居，寄去名片以示招呼。
按照国际礼节，可以在名片的左下角用小写字母写上法文的含义，来表达不同的意思，如:
敬贺p.f.(pour felicitation)
谨唁p.c.(pour condoleance)
谨谢p.r.(pour remerciement)
介绍p.p.(pour presentation)
辞行p.p.c.(pour prendre conge)
恭贺新年p.f.n.a.(pour feliciter le nouvel an)(大小写均可)
谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avec ses com-pliments(或者用英文With the compliments of......)
臂如，收到朋友送来的鲜花或礼品，就可以立即回复一张名片。左下角用铅笔写上p. r.，以表示感谢。再如，朋友有什么喜事，或者逢什么节日，可以送一张名片，左下角写L p. f.，也可同时送一束鲜花。
